Energiewende mit Excel – kann das gut gehen?

Excel – eine Software, die fast jeder kennt und die sich grosser Beliebtheit erfreut. Denn früh lernen wir, dass sich grosse Datenmengen hervorragend in Tabellen strukturieren lassen. Das Tool ist relativ günstig, bietet flexible Spalten- und Zeilenanpassungen und ermöglicht farbige Markierungen. Fortgeschrittene freuen sich über komplexe Funktionen wie Formeln, Skripte oder bedingte Formatierungen, mit denen sich sogar Prozesse automatisieren lassen. Es liegt daher auf der Hand, dass viele Unternehmen Excel zur Projektdokumentation nutzen, gerade auch im Solarbereich.

Die Excel-Tabellen von Schweizer Solarteuren gleichen teilweise wahren Kunstwerken. Sie erstellen sie mit viel Liebe zum Detail und erwecken sie mit Formeln und Farben zum Leben. Die Ansätze sind dabei unterschiedlich: Während einige jeden Projektschritt mit mehreren Spalten dokumentieren (z. B. für das Technische Anschlussgesuch «vorbereitet», «versendet», «genehmigt»), begnügen sich andere mit einer einzigen Spalte wie «Bewilligungen erledigt», die mehrere Prozesse zusammenfasst. In beiden Fällen soll die Tabelle grundsätzlich einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand ermöglichen. Doch das funktioniert nur unter folgenden Bedingungen:

1. Die Tabelle muss konsequent gepflegt werden – was im Alltag schnell in Vergessenheit gerät.
2. Die Tabelle muss saubere und klare Einträge enthalten, da bei Unklarheiten oder fehlenden Informationen sonst Rückfragen entstehen.

Hier zeigt sich eine zentrale Schwäche des Tools: Die Flexibilität kann zum Nachteil werden. Da keine festen Validierungen existieren, kann jeder Nutzer beliebige Einträge vornehmen, wodurch Übersichtlichkeit und Konsistenz leiden. Statt eindeutiger Informationen enthält die Tabelle dann oft unklare oder veraltete Einträge, was zu Frust führt und letztlich den Griff zum Telefon nach sich zieht.

Auch die fehlende Historie bereitet Probleme. Excel zeigt Solarteuren nicht an, welche Teile einer Aufgabe noch ausstehen, erlaubt keine Checklisten und bietet keine integrierte Kommunikationsmöglichkeit oder eine zentrale Ablage für weiterführende Informationen oder Dokumente.

Leidvolle Kunden-Kommunikation

Die Anschaffung einer Solaranlage ist für viele Endkunden naturgemäss eine grosse Investition und Kunden möchten proaktiv über den Projektfortschritt informiert werden. Doch Excel kann keine automatisierten E-Mail-Updates versenden oder einfach mit Dritten geteilt werden. Die Folge: zahlreiche manuelle Anrufe oder E-Mails mit Nachfragen, wann es weitergeht. Das kostet wertvolle Zeit und führt zu regelmässigen Unterbrechungen und Ablenkung der Mitarbeitenden.

Zuletzt gibt es noch die administrativen Herausforderungen. Für die Installation von Solaranlagen müssen zahlreiche Dokumente mit denselben Daten ausgefüllt werden (z. B. Kunde, Objektadresse). Eine direkte Übertragung dieser Daten aus Excel in andere Software oder PDF-Vorlagen ist ohne grossen Aufwand kaum möglich. Zwar gibt es Lösungen wie ElektroForm online oder ElektroForm solar, die die Dokumentation erleichtern, doch diese sind weder mit Excel noch mit anderen Projektmanagement-Tools direkt verknüpft.

Alternativen mit Grenzen

Wenn Excel keine geeignete Lösung ist, was sind mögliche Alternativen? Standard-Projektmanagement-Tools helfen, Aufgaben zu tracken und zu koordinieren. Sie ermöglichen, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und zu terminieren und bieten eine begrenzte Historienansicht für etwas mehr Transparenz. Nutzer können Dateien ablegen und diese von überall aus über die Cloud abrufen. Doch auch diese Tools stossen an Grenzen: Die Kundenkommunikation bleibt umständlich, es gibt keine vereinfachten Übersichten über alle Projekte hinweg und die Integration zu branchenspezifischen Softwarelösungen fehlt. Viele Installateure investieren viel Zeit in Anpassungen solcher Lösungen, nur um festzustellen, dass die Flexibilität doch nicht ausreicht.

Eine massgeschneiderte Lösung für Solarteure

Mit Solarstream existiert eine neue Lösung, die speziell für Schweizer Solarteure entwickelt wurde. Das Unternehmen hinter dem Tool setzt auf Excel-ähnliche Flexibilität, ergänzt durch Automatisierungen und Integrationen, um Daten aktuell zu halten und manuelle Eingaben zu minimieren.

Ähnlich wie Standard-Projektmanagementsoftware ermöglicht Solarstream, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und nachzuverfolgen und dies inklusive Historie. Eine direkte Schnittstelle zum ElektroForm solar hält die Gesuchsstatus automatisch aktuell, wodurch Solarprofis Zeit sparen. Zusätzlich generiert es automatisierte Statusvorschläge basierend auf den abgerufenen Dokumentenstatus oder Checklistenbearbeitungen. So bleibt die Projektübersicht jederzeit ohne grossen Aufwand aktuell.

Projektfortschritt in Echtzeit

Zur besseren Kundenkommunikation bietet Solarstream eine «Kunden-Statusseite». Ähnlich wie bei Paketdiensten können Endkunden mit einem Klick den Fortschritt ihres Projekts jederzeit in Echtzeit einsehen und Installateure haben ebenfalls mit einem Klick die Möglichkeit, neue Kundenupdates zu versenden. Als Resultat sind Kunden zufriedener, weil sie stets aktiv informiert sind und den Installateuren bleibt mehr Zeit und Fokus, sich um andere Themen zu kümmern.

Zudem setzt Solarstream auf künstliche Intelligenz: Hochgeladene Dokumente werden automatisch kategorisiert, dem richtigen Projekt zugewiesen und in einer individuell wählbaren Ordnerstruktur abgelegt. Nutzer können auch Dokumentvorlagen hinterlegen, die dann automatisch mit Projektdaten befüllt werden, um doppelte Dateneingaben zu vermeiden.

Fazit

Automatisierungen in Lösungen wie Solarstream reduzieren den manuellen Aufwand im Vergleich zu Excel oder herkömmlichen Projektmanagement-Tools erheblich. Voraussetzung bleibt aber auch hier eine regelmässige Pflege, so dass der Projektstatus für alle Beteiligten letztlich jederzeit aktuell ist.

solarstream.ch